Open Space Technology (OST) es una metodología para facilitar reuniones de gran alcance diseñado para el siglo XXI, por el consultor organizacional Harrison Owen de Potomac, Maryland, EE.UU. Con OST se aprovecha el espíritu de la organización como con ninguna otro tipo de intervención de grupos grandes o pequeños. Se utiliza actualmente en todo elmundo para lograr el aprendizaje dentro de organizaciones y para que éstas alcancen logros más allá de sus expectativas con un enfoque simple, basado en valores y principios claros. Con OST se crea un entorno apto para la innovación, la resolución de conflictos, la creatividad, el trabajo en equipo y cambios rápidos. Con OST se crean las condiciones para que las organizaciones utilicen el potencial de su fuerza laboral, para que los empleados se sientan inspirados a hacer crecer a la organización, y para aprender a usar el caos de tal forma que funcione para usted y no en su contra.
OST es una forma de llevar a cabo reuniones con forma y esencia. Al trabajar con Open Space Technology se desarrollan y emergen Organizaciones de Contacto Genuino. Dado que en las organizaciones se utilizan las reuniones como una forma primaria para conectar a la gente para que realicen su trabajo, es imperativo que las reuniones se "abran" en términos de estructuras y procesos adecuados para el trabajo realmente necesario para lograr excelencia organizacional. Es necesario que los individuos se reúnan en ambientes en los que se eliminan las limitaciones estructurales y controles inadecuados.
LAS REUNIONES DE OPEN SPACE TECHNOLOGY SON:
• Fáciles de organizar, con muy poco tiempo necesario para el diseño de proyectos
• Efectivas para grupos pequeños y grandes (desde 7 personas hasta 1.000) (NdT: Incluso con menos personas resultan efectivas este tipo de reuniones)
• Interactivas
• Propician la aparición natural de líderes en el grupo
• Efectivas para organizaciones ya existentes, coaliciones, asociaciones, u organizaciones recién formadas
• Facilitadas por sólo uno o dos facilitadores, sin importar cuán grande sea el grupo
• Menos costosas y menos complicadas que otras metodologías para grupos grandes
REALIZAR REUNIONES CON OPEN SPACE TECHNOLOGY ES APROPIADO CUANDO:
• Una organización ya existente necesita re-energizarse
• Se requiere rápidamente de una planificación creativa
• La organización se enfrenta a desafíos que requieren actuar de forma inmediata
• La comunicación tiene que mejorar
• Existe una gran variedad de temas que deben ser tratados
• Se deben explorar oportunidades para el futuro
• La organización se encuentra en su fase embrionaria, y es necesario desarrollar una visión y estructura rápidamente
• Los intereses individuales dentro del grupo parecen ser muy diversos
• Se requiere una alianza estratégica o fusión
• Se desea conocer la opinión del público
EN UNA REUNIÓN DE OPEN SPACE TECHNOLOGY, USTED DESCUBRIRÁ CÓMO:
• Tomar riesgos y desarrollar visiones prácticas
• Reavivar la pasión del equipo por su trabajo
• Asumir la responsabilidad de sus propios cambios de agenda
• Organizarse con otros en equipos de trabajo
• Desarrollar una mayor conciencia de sí mismo, de los otros, y de la organización
• Fluir con la energía del momento y con el espíritu de equipo, para obtener una creatividad máxima.
¿CÓMO ES UNA REUNIÓN DE OPEN SPACE TECHNOLOGY?
Tenga en cuenta que una reunión de Open Space Technology bien diseñada para el óptimo beneficio a largo plazo de una organización requiere de una gran cantidad de reflexión y conversaciones preliminares. Igualmente, después de una reunión de OST también es necesario trabajar para determinar cómo se aprovechará al máximo lo que sucedió en la misma. No es posible describir aquí todo lo que sucede en estas reuniones, sólo presentamos una breve descripción de la reunión en sí, para que pueda tener una idea de cómo es una Reunión de Open Space Technology.
Una reunión de OST tiene varias características, entre ellas y para facilitar la comunicación, las sillas se disponen en círculo y no hay mesas en el medio. El rol del facilitador es abrir el espacio y mantener el espacio abierto. Durante el proceso se reconoce el potencial de liderazgo en cada individuo. La agenda es creada por la gente en la sala. La pasión y la responsabilidad son las claves para que la reunión sea un éxito pues sin pasión, el entusiasmo por una idea pronto se desvanece, y sin responsabilidad, existe el riesgo de que las ideas nunca avancen.
Existen cuatro principios y una ley que considerar al llevar a cabo una reunión de OST, que permiten a los participantes concentrarse en el evento y reconocer que la sabiduría para resolver el problema está en la sala.
Los cuatro principios son:
• Quienes vienen son las personas adecuadas (esto refuerza que la sabiduría para lograr soluciones está en el salón y el grupo no tiene que preocuparse por quien no esté presente ni entrar en pánico por quién sí está)
• Lo que sucede es lo único que podría suceder (esto mantiene presente el hacer lo mejor que se puede, sin preocuparse por lo que "se debería hacer")
• Cuando se inicia es el momento adecuado (esto recuerda a la gente que la creatividad no puede ser controlada)
• Cuando termina, ha terminado (esto anima a la gente a continuar sus conversaciones, siempre y cuando haya energía para ello, lo que podría resultar en sesiones breves que utilicen menos del tiempo asignado, o en sesiones más largas que requieran más tiempo del asignado)
La Ley de los Dos Pies (Ley de Movilidad):
Si los participantes se con que ni están aprendiendo ni están contribuyendo a las reuniones, son responsables de moverse a otro sitio, por ejemplo a otro grupo de reunión.
Con estos principios se permite a los individuos participar de la forma que sea más significativa para ellos.
Una vez que el facilitador explica el proceso, abre la sesión para permitir que el grupo prepare la agenda identificando los temas que son importantes para ellos sobre el asunto central de la reunión, que les fue comunicado en la invitación. Las personas colocan su tema en una hoja de papel, poco a poco se va creando la “agenda”.
El grupo auto-gestiona sus conversaciones y elabora informes de las reuniones al final de cada conversación, para compartir con todos los participantes.
Una vez que se generan todos los informes, el facilitador pasa a facilitar un proceso orientado a identificar las prioridades del grupo y, así se definen los próximos pasos y las acciones futuras para el grupo
Y luego hay un círculo de cierre, en el que se identifica el compromiso de los participantes con el tema y el futuro.
¿CUÁNDO ES OPEN SPACE TECHNOLOGY EL MEJOR FORMATO DE REUNIÓN A UTILIZAR?
Según Harrison Owen:
"En cualquier situación organizacional en la que existe:
• Un problema real
• Diversidad de participantes
• Complejidad de elementos
• Presencia de pasión (el conflicto es un elemento de pasión)
• La necesidad de tomar una decisión ya"
En nuestra experiencia, OST es eficaz incluso cuando están presentes solo dos o tres de esos elementos.
¿CUÁLES SON LOS BENEFICIOS DE OPEN SPACE TECHNOLOGY?
• El aprendizaje en progreso
• Una estructura adecuada
• Una comunidad en contacto genuino
• Desempeño enérgico
• Participación lúdica
• Alto rendimiento
• Alta productividad
• Liderazgo compartido
• Crecimiento desde el interior de la organización
• La eliminación de barreras para hacer un trabajo de forma rápida con excelencia y orgullo
Para la facilitación de reuniones con Open Space Technology o para adiestrar a su personal en esta técnica, por favor llame a Elisabeth Tepper K. en España: +34 667 846862. O escriba a elitepperk@gmail.com.
Elisabeth está certificada por Genuine ContactTM para facilitar y dictar dichas formaciones:
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